Rapport 19 december 2016: klacht over handelen gemeente rondom inschrijving BRP

Verzoeker heeft de Ombudscommissie gevraagd zijn klacht te onderzoeken inhoudende het handelen van de gemeente in strijd met de eigen richtlijnen zoals beschreven op de website van de gemeente en de richtlijnen van de Rijksoverheid betreffende de inschrijving van een derde in de gemeentelijke basisadministratie op het toenmalige woonadres van verzoeker over de periode van 19 januari 2015 tot en met 19 mei 2015.

Het verzoek

Verzoeker heeft de Ombudscommissie gevraagd zijn klacht te onderzoeken inhoudende het handelen van de gemeente in strijd met de eigen richtlijnen zoals beschreven op de website van de gemeente en de richtlijnen van de Rijksoverheid betreffende de inschrijving van een derde in de gemeentelijke basisadministratie op het toenmalige woonadres van verzoeker over de periode van 19 januari 2015 tot en met 19 mei 2015.

Bevoegdheid, kenbaarheid en behandelingsplicht

De te onderzoeken klachten betreffen gedragingen van de gemeente Eindhoven (hierna te noemen: gemeente). De Ombudscommissie is ingesteld als externe klachtinstantie voor gedragingen van de gemeente Eindhoven.

Een interne klachtbehandeling door de gemeente is aan het verzoek voorafgegaan. Daarmee is voldaan aan het zogenaamde kenbaarheidsvereiste van artikel 9:20 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

De procedure

Verzoeker heeft de Ombudscommissie op 11 augustus 2015 gevraagd zijn klacht te onderzoeken. Verzoeker heeft via een e-mail op 1 december 2015 zijn verzoekschrift aangevuld met een brief d.d. 27 november 2015. De gemeente heeft haar standpunten in een verweerschrift d.d. 19 januari 2016 aan de Ombudscommissie duidelijk gemaakt. Door het terug treden van de vorige Ombudscommissie heeft de hoorzitting van de nieuwe Ombudscommissie eerst op 17 oktober 2016 plaatsgevonden.

De Ombudscommissie is een onderzoek naar de klachten begonnen, nadat de gemeente de klacht in eerste aanleg bij brief van 23 juli 2015 ongegrond heeft verklaard. In eerste instantie is verzoeker gevraagd of hij afdoening van de klacht via de informele weg wenste. De vorige Ombudscommissie had namelijk de klacht al tijdens een hoorzitting mondeling behandeld, maar is niet meer in de gelegenheid geweest de behandeling verder af te ronden. Verzoeker heeft aangegeven van informele behandeling af te zien.

Ten behoeve van volledige beeldvorming en onafhankelijk van het eerdere onderzoek, heeft de Ombudscommissie daarna middels een hoorzitting op 17 oktober 2016 beide partijen een toelichting op de gang van zaken laten geven, na kennisname van de ingekomen stukken. Van de hoorzitting is verslag opgesteld, dat naar zowel verzoeker als de gemeente is opgestuurd voor eventueel aanvullend commentaar. Hierop heeft verzoeker op 8 november 2016 gereageerd. De gemeente had geen opmerkingen op het verslag. Op 17 november 2016 is het definitieve verslag van de hoorzitting aan partijen verzonden.

Op 19 november 2016 is het verslag van bevindingen toegezonden aan partijen. De gemeente heeft op 1 december 2016 hierop gereageerd. Verzoeker heeft op 3 december 2016 gereageerd op het verslag. De Ombudscommissie heeft de reacties gewogen en betrokken in de onderstaande bevindingen.

De Ombudscommissie toetst het handelen van de gemeente aan de hand van de behoorlijkheidswijzer (www.nationaleombudsman.nl/behoorlijkheidswijzer). Volledigheidshalve merkt de Ombudscommissie op dat indien een bezwaar dan wel beroep tegen een besluit kan of kon worden ingediend, de Ombudscommissie niet bevoegd is een oordeel over het geschil uit te spreken.

Bevindingen van de Ombudscommissie

Het standpunt van verzoeker

Zakelijk weergegeven heeft verzoeker de volgende klachten ter beoordeling aan de Ombudscommissie voorgelegd:

  1. Verzoekers eerdere klacht van 11 mei 2015 bij de Ombudscommissie is ten onrechte terugverwezen naar de gemeente ter afhandeling, aangezien de klachtenbehandelaar van

de gemeente bij brief van 16 april 2015 al had gereageerd op klacht van verzoeker van

12 februari 2015.

  1. De gemeente heeft onrechtmatig een derde ingeschreven op verzoekers toenmalig woonadres. De website van de gemeente beschrijft dat voor het melden van een verhuizing als bewijsstukken onder andere nodig is: een huurcontract. Bij samen- of inwoning is daarnaast ook een schriftelijke verklaring van de eigenaar/hoofdbewoner nodig dat er mee wordt ingestemd dat iemand in- of samenwoont. Ook de website van de Rijksoverheid geeft weer, dat voor het doorgeven van een verhuizing onder meer nodig is een bewijs van inwoning (huurcontract of toestemmingsverklaring van de hoofdbewoner). De gemeente heeft een derde ingeschreven op het adres van verzoeker zonder deze documenten en heeft daarmee gehandeld in strijd met de eigen richtlijnen en de richtlijnen van de Rijksoverheid. Verzoeker wil de inschrijving van de derde met terugwerkende kracht ongedaan gemaakt zien. In de brief van 23 juli 2015 van de gemeente wordt aangegeven, dat de tekst op de website van de gemeente is aangepast, maar nog steeds worden dezelfde benodigde bewijsstukken genoemd (d.d. 13 februari 2016). Verzoeker kan hierdoor niet uitgaan van een betrouwbare overheid.
  2. In correspondentie en tijdens gesprekken met de gemeente waaronder tijdens de eerstelijnsklachtenbehandeling wordt vervolgens in strijd met de waarheid door medewerkers van de gemeente verklaard, dat er bij de aangifte van verblijf en het verzoek tot inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie sprake was van een ondertekende huurovereenkomst. Dit, terwijl de klachtenbehandelaar wist dat er slechts sprake was van een geschrift en niet van een overeenkomst. Verzoeker heeft diverse malen gerappelleerd voordat hij een inhoudelijke reactie ontving in het schrijven van 16 april 2015.
  3. Verzocht wordt om toekenning van een redelijke schadevergoeding voor de tijd die verzoeker heeft moeten besteden aan deze zaak.
  4. Verzoeker is inmiddels zelf onderwerp van onderzoek door de afdeling Gegevensonderzoek voor wat betreft zijn inschrijving op het adres in kwestie en andere adressen hetgeen diverse nadelige consequenties voor hem heeft gehad. 


Het standpunt van de gemeente

In het verweerschrift, tijdens de hoorzitting en in de reactie op het verslag van bevindingen wordt namens de gemeente het volgende aangevoerd.

Ten aanzien van punt 1

De gemeente bestrijdt dat de klacht al eerder intern was behandeld. Verzoeker heeft op 12 februari 2015 een brief geschreven aan de burgemeester met het verzoek de inschrijving van de heer xxxx met terugwerkende kracht ongedaan te maken. Vanwege interne afspraken trad de betreffende medewerker op als contactpersoon van deze derde. De inhoudelijke reactie van de teamleider van de afdeling Balie en Ontvangst is via deze medewerker per brief van 16 april 2015 aan verzoeker toegestuurd. De medewerker heeft de brief ondertekend met haar naam en functie, zijnde klachtenbehandelaar. Dit wil echter niet zeggen, dat daarmee de klachtenprocedure zoals beschreven in artikel 9:20 Algemene wet bestuursrecht is doorlopen. De brief van verzoeker van 11 mei 2015 is aangemerkt als klacht en volgens voornoemd artikel afgehandeld volgens de interne klachtenprocedure. Vanwege eerdere betrokkenheid van de genoemde medewerker heeft een collega deze klachtenprocedure gevoerd.

Ten aanzien van punt 2

De feitelijke situatie is dat de heer xxxx op het adres van verzoeker heeft gewoond. Dit wordt ook bevestigd door correspondentie van verzoeker waaronder de brief van 12 februari 2015. Juridisch gezien is het voor de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie niet relevant of de derde in het bezit was van een ondertekende huurovereenkomst. Volgens artikel 2.39 Wet basisregistratie personen is schriftelijke aangifte voldoende voor inschrijving. Het College van burgemeester en wethouders mag op grond van artikel 2.45 Wet basisregistratie personen aanvullende stukken vragen. Destijds werd op de site van de gemeente aangegeven, dat een huurovereenkomst of een schriftelijke verklaring van de eigenaar/hoofdbewoner nodig was voor de inschrijving. Naar aanleiding van de klacht van verzoeker is deze tekst aangepast, in die zin dat een schriftelijke verklaring geen absolute vereiste is voor inschrijving. Bij twijfel zal de baliemedewerker vragen om aanvullende gegevens. De medewerkers hebben een aanvullende instructie ontvangen hoe te handelen in deze situaties.

Het citaat van de website van de Rijksoverheid is correct zoals aangehaald door verzoeker. Desondanks is het overleggen van een bewijs van bewoning juridisch niet vereist, hetgeen bevestigd is door de Rijksdienst voor identiteitsgegevens.

Verder wordt opgemerkt dat de gemeente standaard een check achteraf verricht ter voorkoming van spookbewoning.

 

Ten aanzien van punt 3

De gemeente heeft in correspondentie toegelicht en tijdens de hoorzitting bevestigd, dat aanvankelijk werd verondersteld dat er een ondertekende huurovereenkomst was getoond bij inschrijving. Bij de constatering, dat er van ondertekening geen sprake was, heeft de gemeente deze stelling teruggenomen.

De gemeente heeft aangegeven, dat er ten gevolge van miscommunicatie: over de beantwoording van de brief van 12 februari 2015 vertraging is opgetreden, voordat verzoeker daadwerkelijk antwoord heeft ontvangen in de brief van 16 april 2015.

Ten aanzien van punt 4

De gemeente is van mening, dat het verzoek om een redelijke schadevergoeding buiten deze procedure valt.

Ten aanzien van punt 5

De gemeente heeft aangegeven, dat deze grond niet in de interne klachtenprocedure is ingebracht. Verzoeker kan hierover, indien hij dit onderzocht wenst, een klacht indienen volgens de interne klachtenprocedure.

De overwegingen van de Ombudscommissie

Tijdens de hoorzitting heeft de Ombudscommissie excuses aangeboden voor de vertraging van de behandeling van de klachten, door het plotselinge vertrek van de vorige Ombudscommissie. In de reactie op het verslag van bevindingen heeft verzoeker aangegeven dit excuus niet te accepteren.

Wijze van beoordeling

De Ombudscommissie onderzoekt of de gemeente op een behoorlijke manier is omgegaan met verzoeker. De Ombudscommissie toetst aan de behoorlijkheidsnormen uit de Behoorlijkheidswijzer van de Nationale Ombudsman. De Behoorlijkheidswijzer is te vinden op www.nationaleombudsman.nl/behoorlijkheidswijzer.nl.

In dit onderzoek heeft de Ombudscommissie met name getoetst aan de behoorlijkheidsnormen: “Transparant”, “Goede informatieverstrekking”, “Voortvarendheid” en “Fatsoenlijke bejegening”.

Beoordeling

Ten aanzien van de punt 1:

De Ombudscommissie is van mening, dat de brief van de medewerker van de gemeente van 16 april 2015 in antwoord op het schrijven van verzoeker van 12 februari 2015 (en de daaropvolgende rappelbrieven) beschouwd dient te worden als een inhoudelijk antwoord waarin de toelichting van de betreffende afdeling (Balie en Ontvangst) is verwoord. Er is de Ombudscommissie niet gebleken dat voorafgaand aan de brief van 16 april 2015 de interne klachtenprocedure is doorlopen, noch dat deze brief een beoordeling van de klacht bevat. De Ombudscommissie zich kan voorstellen dat de ondertekening van de medewerker met haar functienaam voor verwarring kan zorgen.

Op grond van artikel 9:20 van de Algemene wet bestuursrecht dient de verzoeker over de gedraging een klacht in te dienen bij het betrokken bestuursorgaan, alvorens het verzoek aan een ombudsman te doen. Dit geldt niet, indien dit redelijkerwijs niet van verzoeker verwacht kan worden. Naar het oordeel van de Ombudscommissie is er geen sprake van een situatie waardoor niet redelijkerwijs kan worden verwacht van verzoeker dat hij een klacht indient bij de gemeente. De Ombudscommissie is van oordeel dat de klacht van verzoeker van 11 mei 2015 op terechte gronden is terugverwezen naar de interne klachtenprocedure en oordeelt dat de klacht op dit onderdeel ongegrond is.

Ten aanzien van punt 2:

Door verzoeker is aangevoerd dat de gemeente ten tijde van de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie op 19 januari 2015 op haar eigen website vermeldde dat een huurovereenkomst en een schriftelijke verklaring van de eigenaar/hoofdbewoner van instemming van inwoning nodig zijn. Dit is bevestigd door de gemeente. De gemeente heeft aangevoerd, dat deze bewijsstukken strikt juridisch gezien niet noodzakelijk zijn voor de inschrijving in de basisregistratie personen. Er dient te worden uitgegaan van de feitelijke situatie. Bij twijfel van de baliemedewerker of naar aanleiding van nadere informatie van de eigenaar/hoofdbewoner wordt een onderzoek opgestart.

In het kader van de interne klachtenbehandeling is de aanbeveling gedaan aan de afdeling Balie en Ontvangst de informatieverstrekking op de site zodanig aan te passen dat het overleggen van de genoemde bewijsstukken in eerste aanleg niet noodzakelijk is. De gemeente heeft naar aanleiding van deze kwestie de tekst op de website aangepast.

De Ombudscommissie stelt vast, dat de gemeente per heden op haar website bij het melden van een verhuizing het volgende vermeldt: “Neem voor het melden van een verhuizing aan de balie de volgende documenten mee: geldig legitimatiebewijs, huurcontract of koopovereenkomst van uw nieuwe woning. Gaat u bij iemand inwonen of met iemand samenwonen, dan heeft u ook nog nodig: kopie van het legitimatiebewijs van de eigenaar/hoofdbewoner; schriftelijke verklaring van de eigenaar/hoofdbewoner dat hij of zij ermee instemt dat u bij hem of haar inwoont of samenwoont (verklaring zelf opstellen). Als de eigenaar niet bereid is om u een schriftelijke verklaring te geven, dan kan de gemeente u toch inschrijven als blijkt dat u echt op dat adres woont.”

De Ombudscommissie kan zich vinden in het standpunt van de gemeente, dat de inschrijving op

19 januari 2015 correct is geweest gelet op de informatie die aan de baliemedewerker is getoond en de bevestiging van verblijf van de derde op het adres in de eigen correspondentie van verzoeker. In deze situatie is sprake van (beoogde) huur en niet van inwoning. Een kopie van het legitimatiebewijs van de eigenaar/hoofdbewoner is derhalve niet vereist.

De Ombudscommissie is daarnaast van oordeel, dat een inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie niet met terugwerkende kracht teniet kan worden gedaan. Zoals de gemeente in het verweerschrift terecht aanvoert, staan in de Basisregistratie personen persoonsgegevens geregistreerd zodat de overheid beschikt over juiste gegevens om haar taken te kunnen uitvoeren. Hieruit vloeit voort, dat wijziging met terugwerkende kracht niet mogelijk is.

Voor wat betreft de informatievoorziening aan de burger op de website van de gemeente, constateert de Ombudscommissie, dat de gemeente hierin inmiddels transparante en goede informatie verstrekt aan de burger. De gemeente heeft naar aanleiding van de interne klachtenprocedure al de aanbeveling gedaan deze tekst aan te passen, hetgeen blijkens vorenstaande ook gebeurd is.

De Ombudscommissie  heeft dit onderdeel van de klacht getoetst aan de behoorlijkheidsnormen: “Transparant” en “Goede informatieverstrekking” en acht dit onderdeel van de klacht ongegrond.

Ten aanzien van punt 3:

De gemeente heeft in correspondentie toegelicht en tijdens de hoorzitting bevestigd, dat aanvankelijk werd verondersteld dat er een ondertekende huurovereenkomst was getoond bij inschrijving. Bij de constatering, dat er van ondertekening geen sprake was, heeft de gemeente deze stelling teruggenomen. De Ombudscommissie is niet gebleken, dat de gemeente willens en wetens verklaringen in strijd met de waarheid heeft gedaan. Deze klacht acht de Ombudscommissie ongegrond.

Voor wat betreft de herhaaldelijke rappels van verzoeker in afwachting van een inhoudelijke reactie

op zijn brief van 12 februari 2015 is de Ombudscommissie van oordeel, dat de gemeente niet voortvarend heeft gehandeld. Na de ontvangstbevestiging op 13 februari 2015 heeft het tot 16 april 2015 (verzenddatum van de brief van 14 april 2015) geduurd voordat inhoudelijk werd gereageerd.

De Ombudscommissie begrijpt, dat er miscommunicatie kan optreden in een grote organisatie, maar verzoekt de gemeente er voor zorg te dragen dat dit in toekomstige gevallen wordt voorkomen.

Aldus is de gemeente tekortgeschoten in de behoorlijkheidsnormen “Voortvarendheid” en “Fatsoenlijke bejegening” en op dit punt is de klacht naar het oordeel van de Ombudscommissie gegrond.

Ten aanzien van punt 4:

Dit betreft een verzoek waarvoor een juridische procedure van toepassing is, en valt daarmee buiten de bevoegdheid van de Ombudscommissie.

Ten aanzien van punt 5:

Deze grond is niet in de interne klachtenprocedure ingebracht. Op grond van artikel 9:20 van de Algemene wet bestuursrecht dient de Ombudscommissie zich daarom te onthouden van een oordeel hierover.

AANBEVELINGEN

De Ombudscommissie beveelt de gemeente onder verwijzing naar de behoorlijkheidsnormen “Voortvarendheid” en “Fatsoenlijke bejegening” aan, te waarborgen dat de communicatie met burgers, waarbij meerdere medewerkers van de gemeente betrokken zijn, voortvarend wordt afgehandeld.

Eindhoven, 19 december 2016

De Ombudscommissie Eindhoven

Mr. M.A.H. de Kok,                                                                                   Mr. M.H. de Corti,

Voorzitter                                                                                                    Secretaris