Overwegingen
De Ombudscommissie doet niet aan feitenonderzoek. Ten aanzien van klachtelementen, waarbij alleen kan worden uitgegaan van het woord van verzoeker tegen dat van verweerder, kan de Ombudscommissie niet anders dan zich onthouden van een oordeel.
Open en duidelijk
Verzoeker stelt dat de behandelend jurist zich in de bezwaarprocedure niet objectief en neutraal heeft opgesteld nu deze overleg heeft gevoerd met de vakafdeling zonder de bezwaarmakers daarvan op de hoogte te stellen. Verzoeker acht dit in strijd met de uitspraak van de Raad van State onder nummer ECLI:NR:RvS:2015:2284. Daarnaast acht verzoeker het verbod op vooringenomenheid geschonden, omdat dezelfde jurist de gemeente later vertegenwoordigde bij de rechtbank. Verzoeker verwijst hiervoor naar de uitspraak onder nummer ECLI:NL:RVS:2016:1097.
De Ombudscommissie is van mening dat het feit dat de behandelend jurist buiten bezwaarmaker om contact heeft gehad met de vakafdeling niet automatisch betekent dat er in strijd is gehandeld met de behoorlijkheidsnormen “openheid en duidelijkheid”. Aangezien de informatie uit dit overleg met verzoeker is gedeeld, ziet de Ombudscommissie geen aanleiding voor een schending van het verbod op vooringenomenheid. In de door verzoeker aangehaalde jurisprudentie vindt de Ombudscommissie geen tegenwicht om in deze specifieke zaak tot een ander standpunt te komen. De Ombudscommissie wenst te benadrukken dat het, ongeacht de algemene informatievoorziening via de website, raadzaam is burgers expliciet te informeren over de specifieke procesrol van de behandelend jurist tijdens bezwaarprocedures.
Verzoeker weerspreekt de stelling van verweerder dat er op 2 april 2025 twee e-mails zouden zijn verzonden, waarvan er één nadien is ingetrokken. Verzoeker stelt dat er één email door hem werd ontvangen, die direct na verzending door de behandelaar werd ingetrokken.
De Ombudscommissie constateert dat zij op basis van de overlegde stukken en de tegenstrijdige verklaringen niet tot een feitelijke vaststelling kan komen of er sprake is geweest van de verzending of ontvangst van één dan wel twee berichten. Het behoort ook niet tot haar taak om tot deze bewijsvoering te komen.
Het intrekken van een e-mail door de gemeente heeft tot onduidelijkheid en verwarring geleid. Naar het oordeel van de Ombudscommissie had het op de weg van verweerder gelegen deze verwarring actief weg te nemen, temeer daar zij een termijn had gesteld. Door deze gebrekkige communicatie heeft het door beide partijen gewenste gesprek uiteindelijk niet plaatsgevonden.
De Ombudscommissie heeft tijdens de hoorzitting kennisgenomen van de toezegging van de gemeente om bereid te zijn in een nader gesprek alsnog te kijken of de geschillen kunnen worden opgelost. Verzoeker laat nog weten of hij eveneens aan een dergelijk gesprek wil deelnemen.
Respectvol
Verzoeker is van mening dat de behandelend jurist een collega van de vakafdeling in het kader van de bezwaarprocedure vergaand heeft bevoordeeld door te accepteren dat deze niet op de hoorzitting verscheen maar daarna wel de gelegenheid kreeg in alle rust op het besprokene te reageren en stukken, waaronder een aangepaste redengevende omschrijving, toe te voegen.
De Ombudscommissie is van mening dat het in het belang van de burger is dat de vakafdeling op een hoorzitting verschijnt, ongeacht of het een externe of een ambtelijke commissie betreft. Mede in het kader van transparantie, respectvolle oplossing en eerlijke procesgang dient de Verordening Bezwaarschriftencommissie Eindhoven op uniforme wijze te worden nageleefd. Nu een directe discussie en uitleg, zoals benoemd op de website, ter zitting achterwege is gebleven, is naar het oordeel van de commissie afbreuk gedaan aan het interactieve karakter van de hoorzitting.
Vastgesteld is dat verzoeker voorafgaand aan de zitting niet is geïnformeerd over de afwezigheid van de vakafdeling. Hierdoor is verzoeker voor een voldongen feit gesteld en is hem de processuele keuze ontnomen om de hoorzitting doorgang te laten vinden of te verzoeken om aanhouding tot een nader te bepalen datum. De Ombudscommissie oordeelt dat verweerder door deze handelwijze de behoorlijkheidsnorm ‘respectvolle bejegening’, in het bijzonder het beginsel van ‘fair play’ onvoldoende in acht heeft genomen. Dit beginsel vereist dat het bestuursorgaan de burger de gelegenheid biedt om procedurele kansen optimaal te benutten en zorgdraagt voor een eerlijke procesgang. De overheid dient hierbij een open houding aan te nemen en de burger tijdig en volledig te informeren over de opzet van de procedure. Het had op de weg van de gemeente gelegen om, in overeenstemming met de informatie op de eigen website, de aanwezigheid van vakinhoudelijk deskundigen en expertise te waarborgen. Door dit na te laten, is verzoeker mogelijk een eerlijke proceskans onthouden en heeft hij niet de kans gekregen de procedure te gebruiken waarvoor die bedoeld is.
Ten aanzien van het toetsingskader merkt de commissie op dat, gelet op de datum van indiening van de klacht, de 'oude' Behoorlijkheidswijzer van toepassing is. De commissie benadrukt echter dat een toetsing aan de herziene behoorlijkheidsnormen niet tot een andersluidend oordeel zou hebben geleid.
Betrokken en oplossingsgericht
Verzoeker stelt dat nu de e-mail, waarin hem de mogelijkheid werd geboden in gesprek te gaan, door verweerder werd ingetrokken, hem niet kan worden verweten hier niet op te hebben gereageerd.
Hoewel beide partijen de bereidheid tot overleg hadden getoond, is een gesprek uitgebleven. De Ombudscommissie is van oordeel dat dit de gemeente kan worden verweten. Het feit dat verweerder de e-mail met de gespreksmogelijkheid en termijnstelling introk, ontslaat de gemeente niet van haar inspanningsverplichting om tot een oplossing te komen. Een actievere houding had een verdere escalatie van het conflict naar alle waarschijnlijkheid kunnen voorkomen.
Verzoeker voert aan dat verweerder de uitspraak van de rechtbank heeft miskend door vast te houden aan het eerder ingenomen standpunt dat het betreffende pand als monument aangewezen dient te worden. Volgens verzoeker rustte op de gemeente de verplichting om een hernieuwde afweging te maken op basis van deugdelijk onderzoek. Ten aanzien van dit klachtonderdeel overweegt de Ombudscommissie dat de aangevoerde gronden de inhoudelijke rechtmatigheid van het besluit tot monumentaanwijzing betreffen. In het kader van de onderhavige klachtprocedure is voor een inhoudelijke toetsing van deze klacht geen plaats; deze gronden behoren uitsluitend thuis in het lopende beroep.
Eerlijk en betrouwbaar
Verzoeker is van mening dat de behandelend jurist andere werkzaamheden heeft verricht dan die van de behandelaar van het bezwaar- en beroepsdossier. Zo heeft deze jurist een nieuwe redengevende omschrijving op laten stellen. De Ombudscommissie is echter van oordeel dat de behandelaar als procesjurist heeft gehandeld en zich daarbij niet heeft voorgedaan als deskundige. Evenredigheid Verzoeker is van mening dat, nu ze stelt de financiële gevolgen van het besluit in de afweging te hebben betrokken, de behandelend jurist de financiële gevolgen van het besluit in kaart had moeten brengen. De Ombudscommissie volgt dit standpunt niet en stelt vast dat dergelijke schadeclaims in een afzonderlijke procedure thuishoren. Voor een vergoeding is een rechterlijke uitspraak vereist; verzoeker kan hiervoor de civiele weg bewandelen. Kosten voor externe expertise en andere financiële gevolgen van de monumentaal verklaring komen niet voor vergoeding in aanmerking binnen de huidige procedure.
Het oordeel van de Ombudscommissie
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker met betrekking tot het niet objectief en neutraal opstellen door de klachtenbehandelaar (schending norm “open en duidelijk”): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel ongegrond.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker met betrekking tot het intrekken van een email door verweerder (schending norm “open en duidelijk”): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel gegrond.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker met betrekking tot de bevoordeling van de vakafdeling ter hoorzitting en het niet inlichten van verzoeker over de afwezigheid (schending normen “respectvol” en “fair play): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel gegrond.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker over het niet reageren op het verzoek bij email van 2 april 2025 om in gesprek te gaan (schending norm “betrokken en oplossingsgericht”): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel gegrond.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker over het niet wijzigen van de monumentale status (schending norm “betrokken en oplossingsgericht”): dit klachtonderdeel is niet ontvankelijk aangezien dit onderwerp al ter beoordeling voorligt in een lopende beroepsprocedure. Op basis van artikel 9:8 eerste lid aanhef en onder b Awb wordt dit deel van de klacht niet inhoudelijk door de Ombudscommissie behandeld.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker over de taakopvatting van de behandelaar van het bezwaar- en beroepsdossier (schending norm “eerlijk en betrouwbaar”): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel ongegrond.
- Ten aanzien van de klacht van verzoeker met betrekking tot de financiële gevolgen van een monumentaal verklaring (schending norm “evenredigheid”): de Ombudscommissie acht dit klachtonderdeel ongegrond.
Aanbevelingen
- De commissie benadrukt dat het, ongeacht de algemene informatievoorziening via de website, raadzaam is burgers expliciet te informeren over de specifieke procesrol van de behandelend jurist tijdens bezwaarprocedures.
- In gevallen waarin een e-mail met daarin een termijnstelling wordt ingetrokken, ligt het op de weg van de gemeente om hier opvolging aan te geven en bij de ontvanger te verifiëren of er op dat punt geen onduidelijkheid is ontstaan.
- De gemeente dient, in overeenstemming met de Verordening Bezwaarschriftencommissie Eindhoven, te borgen dat er inhoudelijke expertise aanwezig is op de hoorzitting. Mocht deze onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn, dient de burger de mogelijkheid te krijgen om aan te geven of hij de hoorzitting dan door wil laten gaan of deze wil laten verplaatsen.